GOED NIEUWS

Resource planning en tijdschrijven zijn twee zeer belangrijke modules van onze alles-in-één business software ionBIZ.  Het inplannen van de taken op de juiste agendas en de opvolging van de prestaties is cruciaal voor een optimale uitvoering van de projecten. Bovendien zorgt onze urenregistratie tool ervoor dat je altijd snel en correct aan klanten kunt factureren. Met trots leggen we uit hoe onze nieuwste toevoeging, het digitaal ondertekenen van de urenregistratie, alles nog gemakkelijker maakt. 

Urenregistratie op maat van jouw organisatie

Onze software maakt het mogelijk om je urenregistratie uit te voeren op een manier die werkt voor jouw bedrijf. De medewerkers kiezen de manier van tijdschrijven die voor hen het best past: Zo is er de Start-Stop timer. Of ze gebruiken de lijstweergave om het op het einde van de dag toe te voegen. Of nog gemakkelijker, ze importeren gewoon hun planning, passen eventueel wat aan en converteren die in timesheets.

Urenregistratie is vaak een opgave. Bijna niemand doet het graag, maar het is wel cruciaal om projecten correct op te volgen en de financiële kant goed te kunnen evalueren. ionBIZ helpt je. Dankzij onze tool zie je meteen het verschil tussen de werkelijk gepresteerde uren en de voorziene uren. Ten slotte, goedgekeurde timesheets voor taken in regie creëren automatisch een factuurvoorstel. Dat werkt snel en correct!

Nieuwe mogelijkheid: digitaal ondertekenen

Moet uw klant de gepresteerde uren goedkeuren? Dat was tot voor kort een redelijk omslachtig proces. Je moet eerst de ingevoerde timesheets exporteren naar een pdf-bestand, om ze dan te e-mailen naar de klant of opdrachtgever. Deze drukt ze dan vaak nog eens af om ze met de hand te ondertekenen om daarna opnieuw in te scannen en terug te sturen via e-mail. 

Nu zetten we een nieuwe stap in doorgedreven automatisering. We integreren zelfs de handelingen van de klant en geven je het overzicht direct terug in ionBIZ. Met de nieuwe feature in onze business software stuur je de timesheets digitaal door naar de klant, dankzij een koppeling met Connective Software. Op het moment dat de timesheets verstuurd zijn, krijgt de klant een mail met daarin een link naar een webpagina en de vraag om daar de timesheets te controleren en te bevestigen.

Een digitale handtekening zetten kan op twee manieren

De digitale timesheets kunnen heel eenvoudig op twee manieren ondertekend worden. Zo kunnen de sheets getekend worden met een simpele krabbel met de muis, touch-screen of pen. Het is ook mogelijk om te kiezen om te ondertekenen via een unieke ‘one-time-code’. Deze unieke code krijgt de klant dan per mail toegestuurd en kan worden ingevuld als handtekening. De timesheets die ondertekend moeten worden kunnen bovendien elke maand automatisch naar de juiste persoon gestuurd worden, zo heb je er echt geen omkijken meer naar!

Deze nieuwe digitale manier van ondertekenen bespaart niet alleen tijd en geld, maar zorgt er ook voor dat al het werk digitaal en dus op afstand kan plaatsvinden. Een feature die zeker nu iedereen thuiswerkt eigenlijk onmisbaar is. Bovendien kun je als projectmanager altijd en overal de status van de te ondertekenen timesheets raadplegen, waardoor hierover nooit meer verwarring kan ontstaan.

Meer over ionBIZ software tijdsplanning software?

Meer informatie over onze ionBIZ software en al haar mogelijkheden? Neem dan nu vrijblijvend contact met ons op!

In veel sectoren werken personeelsleden alleen of in teams aan verschillende projecten of taken. Om te begrijpen hoe de werkuren effectief verdeeld worden is het nodig om de gepresteerde uren goed bij te houden. Tijdschrijven geeft inzicht, controle en structuur. Om die redenen is de module ‘Timesheets’ een hoeksteen van onze business software. Hier volgen vier redenen om dit ook in jouw organisatie toe te passen:

1. Tijdschrijven verbetert de inzichten en optimaliseert toekomstige planning

Tijdschrijven is niet alleen nodig om duidelijkheid te kunnen geven aan een klant of aan de project manager. Ook voor het opstellen van de toekomstige en haalbare planning is inzicht verkrijgen in de gewerkte uren per project, per taak noodzakelijk. Meten is weten. Tip: Maak tijdschrijven zo simpel mogelijk. Onze tijdsplanning software maakt het mogelijk om een planning eenvoudig om te zetten ofwel te importeren in timesheets. Indien de agenda van de uitvoerders accuraat is dan is tijdschrijven eenvoudiger dan ooit. In drie kliks is de planning geconverteerd naar geschreven uren en heb je geen enkel uur gemist. Dat werkt net zo handig via de app. Je planning is voortaan ook buiten kantoor up to date en je geschreven uren correct.

2. Houd eenvoudig de regie dankzij optimale urenregistratie van je personeel

IonBIZ maak het ook mogelijk voor de uitvoerders om de ‘time-to-completion’ in te schatten. Hierdoor weet niet alleen de persoon in kwestie maar ook de (project)manager altijd of een project/taak nog op schema ligt. Managers kunnen geschreven uren eenvoudig goed- of afkeuren. Bovendien genereert het schrijven van uren rijke rapporten die de belangrijkste KPI’s inzichtelijk maken. Hierdoor heb jij als manager altijd inzicht in de gepresteerde uren van medewerkers, zie je een omzet analyse en heb je een urenbalans per project, taak en ook op resource niveau. Deze inzichten maken het mogelijk tijdig bij te sturen waar nodig en het bedrijf steeds weer naar een hoger niveau te tillen.

3. Inzicht in werkelijk rendement

Tijdschrijven levert ook informatie op omtrent de wijze waarop de werkelijk gepresteerde uren zich verhouden tot het budget. Hierbij houdt ionBIZ rekening met de werkelijke bruto kost van de medewerkers . Hierdoor kunnen afgeronde projecten als leidraad dienen voor het begroten van nieuwe projecten.

4. Eenvoudiger afstemmen met de klant

Niet alleen tijdens het salestraject zorgt tijdschrijven voor openheid van zaken. Ook tijdens de uitvoering van een project ondersteunt een deugdelijke urenregistratie van je personeel de communicatie met de klant. Zowel uitvoerder als klant kunnen de bestede tijd monitoren en inzicht krijgen in de gefactureerde uren. Een kloppende urenadministratie dankzij IonBIZ voorkomt discussies over nacalculaties en geschreven overuren. Onze software geeft je bovendien de mogelijkheid om de geschreven uren digitaal door de klant te laten accorderen (beschikbaar vanaf mei 2020). Die digitaal geaccordeerde uren kan je meteen als bijlage toevoegen aan de te versturen factuur. Dit geeft vertrouwen en schept overzicht.

Ook op zoek naar tools om de werkelijke prestaties van je personeel optimaal bijhouden?

Wil je weten wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem dan nu vrijblijvend contact met ons op. Wij leggen je graag uit hoe jij jouw businessprocessen kunt verbeteren met onze effectieve alles-in-één softwareoplossing!

't Is feest, de ionBIZ app, beta-release, is beschikbaar voor Android.

Download de app hier.

Met deze app starten we de ontwikkelling van de krachtigste mobiele oplossing voor projectgedreven organisaties.

Nu reeds beschikt u over de meest noodzakelijke functionaliteiten voor onderweg:

• Overzicht behouden op uw agenda.
• Snel en gemakkelijk uren registreren op de juiste activiteiten.

Wij zullen deze app voor projectbeheer verder uitbreiden met ijzersterke opties. Zo zal u gemaakte kosten kunnen declareren, tickets opvolgen en uw to-do-lijst verpulveren.

Bent u reeds klant en wil u de app uitproberen?

Volg dan deze link naar de Play Store.

Of bel onze helpdesk at +32 (0)15 715 615

Werkt u met iPhone? 

Dan vragen we u nog even geduld, we werken momenteel aan de ios versie.

U bent nog geen klant, maar wil er toch meer over weten?

Stuur ons even een bericht via  info@ionprojects.com.

Of vul het demoformulier in.